ปัญหาของการรับ-ส่งอีเมล์ไม่ได้นั้น เกิดขึ้นได้ด้วยกันหลายสาเหตุ ตัวอย่างเช่น mailbox ฝั่งผู้รับเต็ม, ติด fiter ฝั่งผู้รับ, ชื่อผู้รับปลายทางไม่ถูกต้อง, ชื่อโดเมน หรือ IP ฝั่งผู้ส่งติด backlist ซึ่งจากตัวอย่างสาเหตุทั้งหมดนี้ ล้วนทำให้อีเมล์ที่ส่งออกไป ไม่ถึงผู้รับปลายทาง
ทั้งนี้ผู้ใช้งานมักพบปัญหาเมื่อมีการรับส่ง email ติดต่อกับผู้ให้บริการของ free email ชั้นนำ เช่น hotmail / gmail / yahoo และโดยเฉพาะ hotmail นั้น ในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา มีการปรับ policy ในการรับอีเมล์ ให้มีการตรวจสอบอย่างเข้มงวดเพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลกระทบให้ผู้ใช้งานทั่วโลก ที่ต้องการส่งอีเมล์เพื่อติดต่อกับผู้ใช้งานภายใต้การดูแลของ hotmail เช่น hotmail.com, outlook.com, live.com ได้รับผลกระทบดังกล่าวนี้
ทั้งนี้ปัญหาจากการส่งไปยัง hotmail ที่พบบ่อยครั้ง เช่น
…..1. ผู้ใช้งาน hotmail ได้รับอีเมล์และอีเมล์ดังกล่าวถูกมองว่าเป็นอีเมล์ขยะ (junk mail) โดยถูกส่งไปยัง Junk box
สาเหตุ อาจเกิดได้จากรายละเอียดในอีเมล์มีข้อความที่เสี่ยงต่อการถูกมองเป็นเมล์ขยะ หรือ ผู้ส่งไม่เคยติดต่อกับผู้รับมาก่อน
แนวทางการแก้ปัญหา
เนื่องจากผู้ดูแลระบบหรือผู้ส่งไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าอีเมล์ทีส่งจะถูกส่งเข้า Junk box หรือไม่ ดังนั้นผู้รับจะต้องเป็นผู้ตรวจสอบ ว่าอีเมล์ที่ถูกส่งไปยัง hotmail นั้น ถูกมองว่าเป็นอีเมล์ขยะ (junk mail) หรือไม่ หากตรวจสอบพบว่าอีเมล์ที่ส่งไปอยู่ใน Junk box สามารถดำเนินวิธีการแก้ไขดังต่อไปนี้
……….1.1) ในกรณีที่อีเมล์เข้าไปอยู่ใน Junk box ของ hotmail ให้ผู้รับ click เลือกว่าว่าอีเมล์ของผู้ส่ง ไม่ใช่ อีเมล์ขยะ (junk mail) และ move กลับไปยัง Inbox เสมอๆ
……….1.2) ให้ผู้รับ add email ของผู้ส่ง หรือผู้ที่ต้องการติดต่อ ไว้ใน whitelist หรือ address book เพื่อเป็นการยืนยันว่า รู้จักตัวตนของผู้ส่งและจะมีการติดต่อกันเสมอๆ
……….1.3) ให้ผู้ใช้งาน hotmail เป็นผู้เริ่มส่งอีเมล์หาผู้ต้องการติดต่อก่อน แล้วทำการ reply ไปมาระหว่างกัน ประมาณ 2-3 ครั้ง หลังจากนั้นจะสามารถส่งเข้า hotmail ได้ตามปรกติ
…..2. ผู้ใช้งาน hotmail ได้รับอีเมล์ช้า หรือ ไม่ได้รับอีเมล์จากผู้ส่ง
สาเหตุ ที่พบส่วนใหญ่เกิดจาก อีเมล์ของผู้ส่งได้ถูกส่งออกจาก mail server ของผู้ส่งและได้ส่งไปถึง hotmail เรียบร้อยแล้ว (เนื่องจาก hotmail server ได้มีการส่งข้อความตอบกลับ “250 queued mail for delivery” มายัง server ของผู้ส่ง เพื่อเป็นการยืนยันว่าอีเมล์ส่งไปถึง ยัง server ปลายทางเรียบร้อย)
ดังนั้น กรณีที่ได้รับอีเมล์ช้า หรืออีเมล์ไม่ถึงผู้รับ สาเหตุนี้เกิดจากการตรวจสอบเนื้อหาของอีเมล์ตาม policy ของทาง hotmail ซึ่งทางผู้ดูแลระบบ mail server ของผู้ส่งไม่สามารถตรวจสอบเพิ่มเติมให้ได้
แนวทางการแก้ปัญหา
……….2.1) ตรวจสอบ mail server ฝั่งผู้ส่งว่ามีการกำหนดค่า DNS Zone file สำหรับ Sender Policy Framework (SPF) และ DomainKeys Identified Mail (DKIM) เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับ domain และ server ที่ทำการส่งอีเมล์ออกไว้หรือไม่
……….2.2) ตรวจสอบสถานะ mail server ฝั่งผู้ส่ง ว่าไม่ติด blacklist ที่ใด
……….2.3) กรณีตรวจสอบข้อ 2.1, 2.2 แต่ยังคงพบปัญหา และหากผู้ส่งมีการใช้งานผ่าน Mail client เช่น Outlook, Thunderbird ให้ทดสอบเปลี่ยนค่า SMTP (outgoing mail server) ที่ใช้ในการส่งอีเมล์ ไปใช้ค่า SMTP ของ ISP (ผู้ให้บริการ internet ที่ผู้ส่งใช้งานอยู่) ตัวอย่างเช่น
TOT | smtp.totonline.net | หรือ | smtp.totisp.net
True | mail.truemail.co.th | POP3 | pop.truemail.co.th
3BB หรือ Maxnet | smtp.tttmaxnet.com | POP3 | pop3.3bbmail.com
Cs loxinfo | smtp.loxinfo.co.th
……….2.4) หากดำเนินการตามข้อ 2.3 แล้วยังพบปัญหา ให้ดำเนินการตามข้อ 1.2, 1.3
ทั้งนี้สำหรับปัญหาที่ผู้ส่งอีเมล์จากที่ต่างๆ ไม่สามารถส่งอีเมล์เข้า hotmail ได้ หรือเมื่อส่งเข้าได้ แต่กลับถูกมองเป็นอีเมล์ขยะ (junk mail) นั้น ยังคงมีอย่างต่อเนื่องจากผู้ใช้งานทั่วโลก ซึ่งเกิดจากการตรวจสอบการรับอีเมล์จาก hotmail โดยที่ฝั่ง server ผู้ส่งจะไม่สามารถตรวจสอบ process ต่างๆ ได้ หลังอีเมล์ฉบับนั้นๆ มีการส่งถึง hotmail แล้ว
ทั้งนี้ยังไม่มีแนวทางการแก้ปัญหาที่แน่ชัด สำหรับกรณีนี้ เนื่องจาก hotmail คือ ผู้ให้บริการ free email ซึ่งผู้ใช้งานยอมรับในเงื่อนไขการให้บริการในส่วนดังกล่าวแล้ว
